Sua lista de tarefas só parece crescer? Você não sente que seu dia foi produtivo o suficiente e que poderia ter alcançado muito mais? Talvez o que esteja precisando é renovar suas técnicas de produtividade.

A cobrança por produtividade hoje é muito alta. É preciso tomar cuidado para não exagerar e deixar de ter tempo para amigos e família, por exemplo. No entanto, se você escolher as técnicas certas, pode ter esse tempo sobrando sem deixar suas tarefas de lado.

Antes de começar, lembre-se de que nenhuma técnica de produtividade é unânime. Se uma não for a ideal, tente não se sentir frustrado e passe para a próxima. Com isso esclarecido, vamos às melhores técnicas de produtividade.

 

1 – Pomodoro

A técnica Pomodoro é, provavelmente, uma das mais conhecidas. Mas por que ela o ajuda em sua produtividade? A mágica acontece depois que você a usa muito. Dessa forma, uma vez que se torna um hábito, sua habilidade de manter o foco pode aumentar muito. É como se fosse um “intensivão” que coloca você na linha e depois é natural.

Se você quiser aprender, veja os seguintes passos:

 

  • Divida suas tarefas em blocos de 25 minutos.
  • Entre cada bloco, faça um intervalo de 5 minutos.
  • Depois de completar quatro blocos, faça um intervalo maior (entre 15 e 30 minutos).

 

Para controlar esse esquema, você pode instalar uma extensão do Chrome ou colocar alarmes no seu celular. Nos intervalos, você pode rolar o feed do Facebook, por exemplo.

 

2 – Flow Time

Agora, para quem não se adapta ao Pomodoro, existe a técnica chamada de Flow Time (ou “fluxo de tempo”). Ela procura trazer os mesmos benefícios da Pomodoro, como contagem de tempo, foco em uma tarefa de cada vez e intervalos regulados, sem o estresse e a disrupção repentina. Confira o passo a passo:

 

  • Escolha uma tarefa.
  • Marque o tempo e comece a trabalhar.
  • Pare quando precisar de uma pausa, também marcando o tempo de pausa. Se quiser, pode marcar qualquer interrupção.
  • Marque o tempo do seu intervalo.
  • Repita.

 

Dessa forma, em vez de alternar entre 20 minutos de trabalho e 10 minutos de descanso, você torna a rotina mais flexível, trabalhando por quanto tempo seu cérebro quiser. Você pode, por exemplo, trabalhar durante 90 minutos na parte da manhã, quando se sente mais produtivo, e dividir as tarefas da tarde em blocos de 10 minutos.

 

3 – Auto-foco

Muitas técnicas de produtividade focam mais em organização do que realmente na realização de tarefas. Organizar seu ambiente e sua agenda é importante para produzir com bom fluxo. No entanto não se pode exagerar. Afinal, você nem sempre tem uma hora para gastar no início do dia a fim de organizá-lo, certo?

O método Auto-foco busca eliminar esse problema, focando no progresso real. Comece criando três listas separadas:

 

  • Novas
  • Recorrentes
  • Não finalizadas

 

Preencha a lista de  tarefas novas com todas as atividades que você precisa completar e faça uma linha abaixo da última. Todas as tarefas acima dessa linha são “velhas”. Toda vez que precisar adicionar mais uma tarefa, faça isso abaixo dessa linha.

Agora, olhe para a lista de tarefas velhas e comece a trabalhar em cada uma. Quando finalizar, retire essas tarefas da lista. Caso sejam  recorrentes, passe-as para a lista de recorrentes. Se não finalizou, coloque-as em não finalizadas.

Uma vez que as tarefas velhas forem finalizadas, ignore as novas e volte para o topo, conferindo todas. Assim que perceber que não pode completar nenhuma das tarefas velhas agora, passe para a lista de novas. Quando não puder completar nenhuma das novas, vá para a lista de recorrentes e depois para a de não finalizadas.

Aqui, pode ficar mais fácil se você utilizar gerenciadores de tarefa baseados em lista, como é o Trello – sobre o qual já falamos aqui. A chave para o método Autofoco funcionar é concentrar-se em apenas uma tarefa de cada vez. O sistema faz com que seja fácil compreender qual é a próxima tarefa, sem necessariamente ter de priorizá-las.

 

4 – Getting Things Done

O método, descrito no livro A Arte de Fazer Acontecer (Getting Things Done), do consultor em produtividade David Allen, também está entre as técnicas de produtividade mais conhecidas. O sistema procura eliminar os “circuitos abertos”, que são aquelas preocupações que ficam na sua cabeça mesmo quando está fazendo outra coisa e impedem que o trabalho flua.

Para isso, o autor define etapas específicas, que podem ser um pouco difíceis de alcançar. No entanto, uma vez que você “pega o jeito”, pode ser bastante benéfico. Antes de começar, escolha uma plataforma para escrever as tarefas, que pode, por excemplo, ser um aplicativo como o Trello ou mesmo um caderno. Vamos lá:

Passo 1: colete informações

Anote na plataforma escolhida todas as tarefas pendentes. Uma ideia é separar um momento antes da semana começar. Inclua aqui também as tarefas pessoais, já que você é um só.

Passo 2: processe as informações

Agora, comece a entender cada uma das tarefas mais profundamente. Pergunte a si mesmo “Eu preciso fazer algo sobre isso?”. Dessa forma, você já começa eliminando muita coisa que ocupa sua energia mental à toa.

Depois, decida sobre a priorização das tarefas. Tudo o que for simples e rápido, como mandar um e-mail, deve ser feito primeiro. Classifique essas tarefas na lista de “feita em questão de minutos”.

No entanto seria um sonho classificar tudo o que você tem que fazer dessa forma. Nossa vida é cheia de tarefas complexas, cheias de requisitos e subtarefas. Essas você deve colocar na lista de “projetos”. Nesse caso, estude cada uma delas com mais profundidade e defina as tarefas para cada projeto. Ao executá-las, , concentre-se em uma tarefa de cada vez. Como tudo está anotado na sua plataforma, você não precisa ficar se lembrando delas enquanto faz. Basta finalizar a atual e passar para a próxima.

Também faz parte do processamento de informações organizar as tarefas sempre que o dia começa. Assim, você não se perde. Além disso, é preciso priorizar. O ideal é fazer isso por contexto. Por exemplo, se é preciso que você faça várias ligações, faça todas de manhã. Dessa forma, fica mais fácil passar de uma tarefa para a outra.

Passo 3: execute

Depois que você listou, categorizou e priorizou as tarefas, é hora de começar a trabalhar. Se alguma tarefa estiver travando seu fluxo de trabalho, passe para a próxima.

Passo 4: revisão semanal

Esse hábito é primordial no método Getting Things Done. Toda semana, cheque todas as tarefas e reorganize-as. Dessa forma, utilizar essa técnica de produtividade se tornará uma rotina.

 

Mais produtividade, menos estresse

Com essas técnicas de produtividade, além de otimizar o seu tempo, você consegue reduzir o estresse. Assim, você se sente mais realizado no fim do dia e pode aproveitar o tempo vago. Existem aplicativos que podem auxiliá-lo nessa empreitada de melhorar a sua produtividade. Combinados com as técnicas, é possível que sejam ainda mais úteis. Confira:

10 APLICATIVOS QUE VÃO AJUDAR A AUMENTAR A PRODUTIVIDADE DA SUA EQUIPE

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