A comunicação entre os membros de um time precisa ser cada vez mais bem alinhada. O sucesso de um negócio depende disso. Além dos aplicativos de produtividade, a conversa cara a cara também faz parte disso, especialmente as (algumas vezes temidas) reuniões.

É nesses momentos que todos os integrantes, ou pelo menos um bom número deles, se juntam para organizar tarefas, reunir pautas e definir  rotinas da empresa. Até aí, tudo ótimo. O problema é que reuniões podem tornar-se um caos se forem mal coordenadas.

Imagine só: um empreendedor chega a passar 18 horas por semana em reunião. Muitos deles ainda veem esse tempo como um desperdício. Leia nossas dicas sobre como gerenciar uma reunião produtiva.

 

 

1 – Convide o mínimo de pessoas possível

Antes de enviar o convite para a agenda das pessoas, pergunte a si mesmo: é estritamente necessário que todos esses contatos estejam lá? Reuniões costumam funcionar melhor com menos pessoas, pois a atenção é maior.

Selecione apenas aqueles que realmente forneçam informações para que as decisões sejam feitas. Alguns integrantes podem apenas receber posteriormente a informação do que foi decidido, por exemplo. Quem não é essencial sentirá que seu tempo está sendo desperdiçado na reunião.

Jeff Bezos, fundador da Amazon, costuma dizer que só faz reuniões com o número de pessoas que possam ser alimentadas com duas pizzas. Se for necessário mais do que isso, ele não realiza a reunião, pois acredita que ela não será produtiva.

 

2 – Mantenha o foco em um objetivo central

Você já foi a alguma reunião sem um objetivo definido e ela parecia não ter fim? Isso é bastante comum e acontece porque a agenda definida  não contempla o motivo e as decisões que precisam ser tomadas.

O ideal é dividir com todos qual é o objetivo da convocação no convite. Neil Patel, referência na área de marketing, diz que uma reunião produtiva não ocorre sem propósito. Ainda completa que existem outros tipos de eventos para “apenas conversar” e que reuniões não são para isso.

 

3 – Cronometre o tempo

Determine um horário para a sua reunião e cronometre o tempo, para que não estoure. Mantenha todos conscientes disso, a fim de que evitem distanciar-se muito do assunto. A parte positiva é que ninguém se atrasará para o próximo compromisso.

A quantidade de tempo depende muito do seu objetivo, mas uma reunião produtiva deve durar cerca de 30 minutos. Assim, você mantém a atenção das pessoas durante todo o tempo.

Se você for o responsável por gerenciar a reunião, não deixe de lembrar a todos quando o tempo estiver acabando e realmente encerrar quando for a hora. E claro: garanta que ninguém vai se atrasar para o início!

 

4 – Esqueça o PowerPoint

Em muitos casos, os integrantes de uma reunião costumam observar silenciosamente uma apresentação feita por alguém. Isso é improdutivo e se parece mais com um treinamento do que com a troca de ideias.

Claro, se você tiver de demonstrar informações importantes, uma apresentação em PowerPoint pode ser necessária. Só garanta que ela não ocupará mais de 10% do tempo e que sirva apenas como pontapé inicial da reunião.

Outra dica rápida: se a reunião for marcada visando à discussão de ideias para um projeto, o uso de Canvas pode ser uma boa. Um deles é o de definição de problemas, conheça aqui.

 

5 – Mude de cenário de vez em quando

Ter reuniões sempre no mesmo lugar pode ser monótono para quem delas participa.  Por isso, quando o encontro envolver poucas pessoas, tente variar e realizá-lo em um café ou até mesmo durante uma caminhada.

Isso pode estimular a criatividade e dar privacidade a quem trabalha em escritórios abertos. Steve Jobs, por exemplo, costumava ter reuniões a pé – esse era seu método de conversa preferido.

Se suas reuniões começaram a parecer entediantes, mude de ares.

 

6 – Ofereça um pouco de entretenimento

Dizer que você precisa quebrar o gelo pode parecer chato. Mas adicionar um pouco de entretenimento pode resultar em uma reunião produtiva. Especialmente se o assunto é difícil, com pontos complexos a serem discutidos.

Procure incorporar atividades em grupo, de vez em quando, ou conversar sobre o próximo happy hour do time.

 

Ter a reunião produtiva perfeita exige prática

Por mais que você se esforce para gerenciar uma reunião produtiva, as coisas podem sair do controle. Afinal, estamos lidando com pessoas e com a rotina de cada uma delas.

Por isso, procure formar o seu estilo de reunião e una as pessoas em torno dele. Da mesma forma que Jeff Bezos, Steve Jobs e outros grandes empreendedores e executivos o fazem.

Em algum momento, você conseguirá fazer a reunião perfeita. Não se esqueça também de realizar o follow up do encontro, dividindo tarefas e relembrando os prazos.

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