Como fortalecer a comunicação interna da sua empresa

“Essencial”. Assim podemos definir a comunicação interna em uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Isso porque é o tipo de comunicação que possibilita que colaboradores de todos os níveis tenham conhecimento das principais decisões do negócio. Além disso, podem se sentir parte de cada nova ação tomada, evitando ruídos, gerando motivação e estimulando a criatividade no ambiente de trabalho.Mas, embora a comunicação interna represente um instrumento estratégico dentro da engrenagem corporativa, muitos gestores negligenciam o seu uso sistemático e embasado em estudos e diagnósticos.

Isso possivelmente aconteça por pensarem que ela não é tão importante, talvez por enxergarem o fluxo de informações dentro da empresa como uma via de mão única. Os motivos são diversos. Mas é fato que ser uma empresa transparente significa ter informações bem disseminadas. Além disso, a abertura de espaços e canais para sugestões e debates tem o poder de transformar cada trabalhador em um parceiro.Foi pensando nisso que preparamos algumas dicas para você, empreendedor, que quer dar um salto na comunicação interna da sua empresa e melhorar a satisfação dos seus colaboradores e o desempenho das tarefas. Quer conhecer todas elas? Então confira!

Primeiro passo: entenda o que é comunicação interna

Antes das dicas, precisamos entender por onde estamos caminhando. Pois bem: o papel primordial da comunicação interna é, basicamente, promover a troca de informações e a integração das mais variadas maneiras de se comunicar dentro da empresa.Com o aumento da complexidade nas relações entre empresas e colaboradores, a comunicação interna assumiu uma posição de destaque dentro das organizações, uma vez que passou a ser uma ferramenta importante para a compatibilização dos interesses desses dois grupos.À medida que a tecnologia avança, mais se desenvolvem os braços de uma boa comunicação interna, já que novas alternativas surgem e permitem o desenvolvimento de ações cada vez mais participativas.Alguns exemplos simples de ações de comunicação interna que fortalecem os laços e esclarecem diretrizes dentro do universo corporativo:

• Jornal mural
• Boletins eletrônicos
• Quadros de avisos
• Eventos de confraternização
• Campanhas internas motivacionais

Uma comunicação eficiente no âmbito interno deve ser aquela capaz de estabelecer canais de contato dinâmicos entre os níveis da empresa e de fazer com que todos saibam onde estão, se identifiquem-se com as diretrizes da empresa e dividam a mesma missão.Muito mais do que ter profissionais treinados, estratégias bem-sucedidas nesse campo fazem com que os colaboradores internalizem espontaneamente os objetivos do negócio e a cultura da corporação. Isso gera segurança e clareza na hora do trabalho, potencializando resultados.

Seja direto, criativo e transparente para colher os resultados

Existem alguns postos-chave que devem ser trabalhados para que a comunicação interna da sua empresa flua de maneira mais eficiente. São eles:

1. Tenha uma política de comunicação interna clara

Estabelecer uma política bem definida das ações que pretende adotar e aonde quer chegar ao adotá-las é importante na hora de orientar o andamento e a conclusão de cada mudança. Aliada à visão da empresa, essa política estabelece critérios e torna mais sistematizados os processos, facilitando a implementação e a otimização deles quando necessário. Para que isso funcione, tenha em mente alguns itens, tais como:

• Estabelecer objetivos
• Ter o público da empresa mapeado
• Definir prioridades de ação dentro da área de comunicação
• Determinar com clareza as responsabilidades de cada interface utilizada
• Padronizar a maneira como os resultados serão obtidos e apresentados

2. Deixe as informações acessíveis

Nem sempre as informações chegam com clareza a todos os níveis hierárquicos da empresa. Portanto evite ruídos e desenvolva canais adequados para garantir que todos, sem exceção, possam acessar as principais decisões e objetivos corporativos.É claro, existem informações sigilosas e decisões segmentadas que não precisam nem devem ser abertas. No entanto os rumos gerais da empresa devem estar claros, bem como as tarefas de cada um e a importância delas para outros setores.

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3. Nunca complique demais a mensagem transmitida

Rebuscar demais a mensagem dificulta a sua absorção. Evite chavões e expressões “corporativas demais”. Escolha sempre uma linguagem simples e direta. Afinal, fazer com que a mensagem chegue sem ruídos e seja compreendida é sempre mais importante do que querer que ela pareça diferente e moderna.

4. Use a estratégia face a face sem moderação

Transmitir e receber informações periódicas e claras, mantendo contato com cada colaborador, é fundamental. Mas há uma receita antiga que ainda é muito atual no mundo corporativo quando o assunto é comunicação interna: as conversas "face a face". Saber se comunicar com os profissionais de maneira próxima, sincera e pessoal potencializa a sua mensagem e transmite credibilidade.Portanto estimule esse tipo de interação, principalmente entre liderança e liderados. Reuniões gerais, encontros mais informais, como um café da manhã na empresa, ou mesmo pequenos encontros no meio do expediente estabelecem uma relação de confiança, deixam claro as mudanças e metas da empresa e geram motivação, já que os funcionários se sentem importantes nos processos. Seja presente e transparente.

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5. Dê feedbacks com frequência

Estimular os feedbacks dentro da sua empresa fortalece e muito a comunicação interna bem como o fluxo da informação e a produtividade. Dar retornos positivos ou críticos para seus colaboradores dá a eles a oportunidade de saber em que pontos podem melhorar, além de valorizar o que estão fazendo de positivo.Seja sincero, educado e demonstre preocupação com cada um. Isso direciona e motiva. Atente-se apenas ao momento de dar cada orientação ou elogio, para evitar situações de exposição ou até de supervalorização.

Já falamos sobre como oferecer feedbacks. Confira!

6. Faça o uso da tecnologia

Como já foi mencionado, as modernas tecnologias permitiram que novas alternativas de comunicação interna surgissem. Portanto utilize-se delas. O uso de canais dinâmicos de transmissão de informações aumenta a qualidade e a força da sua equipe, além de facilitar os registros das informações mais essenciais. TVs corporativas, uso do Whatsapp de maneira certeira e moderada, soluções on-line como intranet estruturada e newsletters são alternativas interessantes. Avalie a que melhor se encaixa no perfil do seu negócio.

7. Mensure de maneira sistemática os resultados

O diagnóstico foi feito, e as ações foram pensadas. E agora? Antes de aplicá-las, lembre-se: estabeleça critérios e padrões para mensurar os resultados. Saber o porquê de cada resposta é tão importante quando pensá-las e executá-las. Faça pesquisas, converse com os funcionários, verifique o engajamento em cada ação e campanha interna. Isso mostra o que precisa ser melhorado e até onde você pode cortar custos. Além disso, já deixa o caminho pavimentado para próximas mudanças.

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