Workflow: aprenda como gerenciar e otimizar equipes e projetos na sua startup

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Você conhece os desafios de gerir uma startup? Neste texto, vamos falar sobre como as startups precisam saber criar um fluxo de trabalho automatizado e organizado

Formado por profissionais jovens, cheios de entusiasmo e autonomia e, muitas vezes, por empreendedores de primeira viagem, num mercado competitivo e com a necessidade de potencializar a produtividade e a geração de resultados rápidos: esse é o cenário das equipes de trabalho das startups. Para lidar com esses desafios e chegar aonde planeja, é essencial organizar os fluxos de atividades. Por isso, vamos hoje mostrar a importância de ter um bom workflow e como ele é estratégico para o crescimento do seu negócio. Vamos em frente! 

Entenda a ideia do workflow

O workflow vai além da montagem de uma agenda de trabalhos, ou seja, é uma ferramenta de gerenciamento e organização do fluxo produtivo. Tal ferramenta traz diversas vantagens, dentre elas a otimização do tempo, o aumento da produtividade e maior integração do grupo. 

O workflow vai ao encontro das tendências de gestão e processos da era 4.0, visto ser capaz de reunir, numa mesma lógica, as mais diversas demandas de uma empresa, de modo inteligente, factível e acessível a todo o time. Resumindo, é uma ferramenta que facilita o dia a dia, a jornada de produção em seu negócio e o compartilhamento de conhecimento entre as pessoas. 

Veja como inseri-lo em sua empresa

Antes de desenhar os fluxos de trabalho, é preciso levar em conta as características de cada envolvido, das atividades a serem realizadas, dos recursos disponíveis e das demandas que devem ser cumpridas. Com isso, você será capaz de criar um workflow que se encaixe na realidade da sua startup e que realmente funcione para a equipe. Agora, vamos aos passos fundamentais. 

Mapeie todos os processos da startup

O primeiro e imprescindível passo é ter ciência de todos os processos internos da empresa ( todos mesmo!), desde os mais simples até os mais complexos. Estude cada etapa da cadeia produtiva com as atividades atuais e com possíveis demandas a ser absorvidas pelos trabalhadores. Use aplicativos, tabelas ou os bons e tradicionais post-its, bem como as canetas coloridas. 

Com esse mapeamento em mãos, você terá condições de avaliar, de forma global, tudo o que precisa ser feito na jornada de trabalho, para então atribuir as atividades mais adequadas a cada colaborador. 

Conheça bem os atributos da equipe

Outro passo indispensável e que faz toda a diferença no sucesso das organizações é conhecer a fundo os membros da equipe. Cada pessoa tem perfil, ritmo, potencialidade, gargalos, talentos próprios, além  de skills, e, consequentemente, cada profissional entrega uma contribuição diferente. É fundamental então identificar o melhor em cada uma delas e em quais etapas e atividades é possível aproveitar ao máximo seus atributos e, assim, ter aquela performance de dar orgulho no final de cada projeto. 

Por exemplo, no time há uma pessoa mais analítica; será mesmo que ela é apropriada para vender o produto? Não seria melhor direcionar essas habilidades para a parte financeira ou contratual? E aquele colaborador que é mais comunicativo, que tem facilidade em convencer as pessoas, já pensou como ele pode estreitar o relacionamento com os investidores?

Vale lembrar que essa análise deve ser muito bem feita já na fase de recrutamento de talentos, uma vez que uma contratação equivocada leva a perda de tempo e de dinheiro ainda mais em startups, onde o time é muito enxuto.

Fortaleça a comunicação entre sócios

Assim como é importante manter uma relação dialógica com os colaboradores, é vital o alinhamento entre os sócios da startup. É imprescindível encontrar o ponto de interseção entre expectativas, pontos de vista, interesses e perfil de cada sócio, para que esse ponto comum direcione a gestão do negócio em todas as suas esferas. Não adianta seguir os passos anteriores se a desorganização vier da liderança, correto?

Busque as ferramentas certas

Com as etapas anteriores bem resolvidas, é hora de pensar nos recursos necessários a fim de que as pessoas possam realizar da melhor maneira possível suas tarefas. Aquele mapeamento de processos vai lhe ajudar aqui também na busca das ferramentas. Entregar a cada colaborador os instrumentos que ele precisa é fundamental para a produtividade e a qualidade de vida no ambiente de trabalho. E, como nas startups os times são reduzidos, é ainda mais importante disponibilizar as ferramentas adequadas. Conte com a tecnologia, já que ela é sempre uma boa aliada. 

Defina o ciclo de produção com clareza 

Hora de distribuir as tarefas e montar os cronogramas. É interessante contar com a participação dos profissionais, para que montem um circuito viável e factível de ser cumprido. Escolha uma plataforma a qual todos tenham acesso e organize ali todo o fluxo de produção. Nesse planejamento é preciso ter: 

  • Descrição da tarefa, com todas as informações necessárias.
  • Nome do responsável.
  • Data de entrega. 
  • Status da tarefa. 
  • Possíveis impedimentos. 

Como todo o time terá acesso a tal planejamento, é possível que todos se organizem, considerando as etapas dos colegas, sobretudo para demandas muito relacionadas. 

Torne os feedbacks mais frequentes 

Para que a performance dos colaboradores e da equipe toda melhore constantemente, você, líder, deve desenvolver suas habilidades de gestão de pessoas, e dentre elas estão os feedbacks. É muito importante elencar os pontos fortes tanto individual quanto coletivamente, a fim de engajar e reconhecer a dedicação de todos e também para tratar dos aspectos que precisam ser melhorados. Com o hábito do diálogo e de feedbacks feitos de maneira frequente e respeitosa, você pode ter certeza de que os resultados vão melhorar em breve. 

Faça os ajustes sempre que necessário 

Para mensurar os resultados ao fim de cada etapa e analisar criticamente os impedimentos, é importante ter KPIs claros ao longo de todo o processo, de modo que estratégias e processo sempre estejam alinhados e seja possível identificar “desalinhamentos” a qualquer momento.. Tudo isso serve para que sejam feitos os ajustes necessários tendo em vista o aperfeiçoamento do trabalho e a fluidez do workflow. 

Com um bom workflow, você passa a ter mais controle dos processos, do andamento das tarefas e entregas e ainda consegue trabalhar de maneira mais conectada com os colaboradores. Você será capaz de enxergar o todo da produção e assim identificar gargalos, métodos que devem ser melhorados, e claro, os pontos fortes da equipe e da criação das soluções da sua empresa. Isso reflete em todas as frentes e nos colaboradores de modo positivo e empoderador. 

Estamos vivenciando mudanças a todo instante, com desafios que surgem a todo momento.  E, indispensavelmente, sabemos que tempo é algo que não se pode perder em uma startup, não é mesmo? Portanto, aproveite essas informações e mãos à obra! 

E, por falar em mudanças e adaptações, vimos recentemente o crescimento elevado do formato de trabalho home office. Mesmo com a retomada de inúmeros setores ao trabalho presencial, várias empresas seguirão com parte do time nesse modelo. 

Se na sua startup o projeto é seguir com o trabalho remoto, você precisa inserir essa realidade no workflow. Então, apresentamos a você o e-book: “Trabalho Remoto: guia para empresas que querem implementar”,  que vai lhe ajudar bastante. Baixe e aproveite as dicas.