Ferramentas para reuniões online: descubra qual a melhor para seu perfil de uso

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O que é a inovação senão a capacidade de encontrar oportunidades em situações inusitadas e colocá-las em prática? No mundo interior, estamos vivendo tempos desafiadores, enquanto todos nós enfrentamos a pandemia do novo coronavírus, a COVID-19. Ainda é cedo para falar dos impactos da pandemia na economia, mas já se sabe que muitas empresas serão afetadas. Por isso, mais do que nunca, é necessário inovar. Reinventar-se. 

Nas últimas semanas, é possível observar negócios aderindo, às pressas, às plataformas on-line e pensando em novos produtos e serviços que possam ser oferecidos durante o período de distanciamento social. Mas como fazer isso de forma ainda mais estruturada e sustentável? A tecnologia está imbuída em uma das respostas. 

Pensando nisso, traremos uma série de conteúdos pensados especialmente para o momento atual. São posts como este, que trazem ideias e ferramentas para começar a inovar desde já. 

Esperamos que goste. Boa leitura!

Garantir o mesmo nível de interação e naturalidade dos encontros presenciais às reuniões online. Esse é o grande desafio das ferramentas de videoconferências, dinâmica cada vez mais comum nos dias de hoje. Com a presença de mais ferramentas gratuitas e pensadas exclusivamente para esse fim, além do aumento no número de empresas que aderem ao esquema de trabalho home office, as reuniões online são uma realidade em muitas empresas.

Todavia a mudança envolve uma transição cultural. No Brasil, ainda é muito comum que as pessoas prefiram a proximidade dos encontros presenciais. Mas as reuniões online têm se mostrado um recurso cada vez mais viável. Seja pela praticidade, seja pela economia de tempo, seja pela otimização de gastos com deslocamentos.

Além disso, no país conhecido pela tolerância ao atraso, migrar para as reuniões online acaba trazendo esse benefício: em geral, atrasa-se menos quando o horário marcado envolve apenas ligar o computador e se conectar à internet. A fim de que você consiga realizar reuniões online com qualidade, selecionamos algumas indicações de ferramentas neste post. No final do texto, você confere também algumas dicas em relação à segurança e a equipamentos.

Zoom

Com versões gratuitas e pagas, o Zoom vem se tornando uma das soluções mais populares para videoconferências. Isso porque ele é bastante completo em suas funcionalidades e permite reuniões online de até 40 pessoas sem nenhum custo. Os demais planos variam de US$ 14,99 a US$ 19,99 e incluem armazenamento na nuvem, gerenciamento de permissão, geração de relatórios, criação de URL personalizadas, dentre outras facilidades que variam de acordo com o plano escolhido.

O Zoom permite integrar o agendamento de reuniões online ao sistema de calendário do usuário, enviando notificações programadas antes do horário marcado. A função de gravação das videoconferências tem ainda recurso de transcrição das falas. Recentemente, a empresa anunciou uma série de atualizações para garantir mais segurança aos seus usuários e proteção às informações trocadas durante as conferências. 

Skype

“Vamos marcar um Skype?”. Lançado no início dos anos 2000, o Skype por muito tempo foi sinônimo de videoconferência e a única opção para quem queria fazer reuniões online com confiabilidade. Atualmente, a ferramenta divide a preferência dos usuários com muitas outras, mas nem por isso deixa de ter espaço cativo. Em versões para desktop, notebooks e mobile, o app permite a reunião de até 50 pessoas sem custo.

Há ainda a versão Skype for Business, com capacidade da sala aumentada – até 250 pessoas –, compartilhamento de arquivos, chats e integração com o pacote Office 365.

Google Hangouts

Recurso de bate-papo e reuniões online do Gmail, o Hangouts, como é conhecido, recentemente foi atualizado e agora permite a participação de convidados que não tenham e-mail de acesso do domínio da empresa.

As salas de reunião podem ter até 10 pessoas e o compartilhamento de apenas uma tela. Além da simplicidade no uso, uma das grandes vantagens é a integração com outros serviços Google – como o Docs, no Google Drive, e o Google Calendar.

Microsoft Teams

A solução da Microsoft para videoconferências permite, em sua versão gratuita, a realização de reuniões online para até 250 pessoas, ou seja, atende perfeitamente à necessidade da grande maioria das empresas. Em outras versões, é possível reunir até 10 mil pessoas! A equipe também pode compartilhar até 10 GB de arquivos, com limite individual de 2GB por participante.

Outra grande vantagem do Teams é a possibilidade de integração às ferramentas da Microsoft e a outros apps de gestão de tarefas, como o Trello.

Zoho Meetings

Um recurso interessante para treinamentos e reuniões online é o Zoho Meetings, que, além das funções mais tradicionais, oferece a possibilidade de gerenciamento de papéis (coorganizadores da reunião) e geração de relatórios da sessão. Com isso, é possível ter acesso a dados como número de inscrições, participantes, envolvimento, pesquisas e também a perguntas e respostas.

Outra vantagem do Zoho Meetings é a possibilidade  de gravar e compartilhar, posteriormente, as reuniões na nuvem, garantindo que a sessão seja visível  aos participantes ou ao público de sua escolha tanto online quanto off-line.

Webex

Solução da gigante Cisco para reuniões online, o Webex realiza uma média de 20 milhões de reuniões mensais e tem como ponto forte a segurança da informação. Acessível a smartphone ou a computador, o serviço só existe em versões pagas e é certificado pelo Programa CloudTrustTM, a avaliação de segurança da nuvem.

WhatsApp

Para reuniões online mais rápidas e informais, o recurso da ligação por vídeo no WhatsApp também é uma possibilidade. Mais simples que as demais apresentadas até aqui, a ferramenta de videoconferência do app permite a inclusão de até quatro contatos diferentes na conversa, utilizando a câmera frontal ou traseira do celular. Por isso, não é possível compartilhar tela ou arquivos. Mas, como falamos, para ocasiões informais, o WhatsApp cumpre sua função.

Para participar da reunião, os contatos devem estar registrados no número de WhatsApp que fará a ligação.

GoToMeeting

Ainda na tônica das reuniões simplificadas, a GoToMeeting é uma das opções. Sem necessidade de fazer cadastros, criar login ou senhas, a ferramenta permite que os participantes entrem na sala de reuniões on-line com apenas um clique, acessando o link compartilhável. A versão gratuita tem duração de 14 dias para testes.

Equipamentos e segurança: não se descuide desses aspectos durante reuniões on-line

Antes de migrar de vez para as reuniões on-line, deixando para o olho no olho apenas os encontros mais estratégicos, certifique-se de que sua empresa tem a infraestrutura mínima necessária para que tais reuniões ocorram com qualidade.

Pensando na realidade de quem está em casa, um notebook com configurações básicas é o suficiente. “Os softwares de videoconferências hoje em dia não ocupam muitos recursos computacionais, até para permitir que o usuário use outras ferramentas como o Slack ou o Trello durante as reuniões on-line”, explica Saulo Costa, CEO da ANY Consulting, empresa de consultoria em Tecnologia da Informação.

Já para criar uma infraestrutura de reuniões on-line dentro da empresa, é importante ter uma sala equipada com mais de um microfone – para que todos os participantes estejam audíveis durante a sessão –, infraestrutura de áudio no ambiente e câmeras para todos os participantes, caso eles não estejam conectados de seus próprios notebooks.

Outro cuidado para o qual Saulo alerta é a segurança das informações e a confiabilidade do sistema contratado. “Quando os colaboradores estão na empresa, eles podem contar com os dispositivos de segurança do perímetro da empresa. Mas, quando estão em casa, eles têm simplesmente uma internet aberta, sem qualquer camada de proteção”. Ele explica que existem muitos mecanismos gratuitos para segurança em home office, como o Umbrella, que protege consultas feitas na internet. Outra recomendação do especialista é criar redes virtuais privadas, ou VPN, disponibilizando o acesso aos colaboradores para que os dados da empresa estejam resguardados durante os acessos remotos, com comunicação criptografada.

Gostou das dicas para a realização de reuniões on-line? Saiba mais também como se organizar para manter uma rotina de trabalho produtiva mesmo em home office.