Como escrever ótimos relatórios de resultado para clientes

Há uma palavra no universo dos negócios que pode causar calafrios em muitos colaboradores: relatório. A aversão se dá muitas vezes porque o processo de concepção desse documento é sofrido, toma tempo e pode parecer pouco estratégico à primeira vista. No entanto, o desafio de empreendedores é mostrar o contrário, principalmente quando buscam o desenvolvimento de um bom relatório de resultado para clientes.

A medida pode fazer a diferença para manter bons contratos e estreitar o relacionamento com esse público, que tem mais clareza em relação à tomada de decisão. Mas, para alcançar esse objetivo, é preciso que o cliente efetivamente leia o relatório de resultados. Ou seja, o documento deve ser atrativo e assertivo. Se quer saber por onde começar, continue a leitura!

Saiba a importância do relatório de resultados para clientes

Ao falar sobre o andamento de algum projeto ou a venda de algum produto, o empreendedor tem a oportunidade de mostrar ao cliente todo o trabalho realizado em determinado período a fim de alcançar as metas previamente estabelecidas. É por intermédio dele que será possível medir o progresso da empresa.O relatório de resultados também deve apresentar todos os desafios da empresa e os próximos passos. Por meio desse trabalho, cliente e empreendedor podem buscar em conjunto novas possibilidades visando garantir o bom desempenho do negócio.

O que devo considerar em meu relatório de resultados para clientes

Nesse ponto, o empresário deve exercer a empatia e pensar nas informações que podem ser realmente estratégicas para o cliente. Não faz sentido, por exemplo, gastar tempo e recursos humanos para criar um raio-x da empresa se o cliente tem interesse apenas ao acesso do comparativo relativo ao volume de vendas.Na definição do que deve entrar e daquilo que não precisa ser considerado, é importante sempre retomar o objetivo daquele documento para a sua realidade. Dessa forma, fica mais fácil escolher os caminhos e as informações que fazem sentido e que cumprem com esse propósito.

Quando preciso falar de resultados

O relatório de resultados para clientes não deve ser feito com a mesma periodicidade que reportes de produção, já que o objetivo não é oferecer uma visão tão ampla e específica do dia a dia do empreendimento. Ao contrário: é necessário definir momentos estratégicos, marcos temporais que dão conta de todo um ciclo. Algumas oportunidades para trabalhar nesse documento são:

• No início de um contrato. Definir os detalhes referentes a metas e indicadores, que serão utilizados ao longo da vigência do acordo. Na oportunidade, também é importante apresentar o contexto e os desafios daquele trabalho.
• Para garantir o acompanhamento de projetos específicos. Neste caso, é importante definir um marco temporal que faça sentido para a análise daquela realidade. Empresas de capital aberto, por exemplo, costumam divulgar resultados financeiros a cada três meses.
• Na conclusão de algum projeto. Apresentar todas as atividades realizadas, os dados finais, os pontos de destaque e as recomendações para os próximos passos.

5 dicas para produzir um bom relatório para clientes

Veja, a seguir, alguns aspectos que podem fazer a diferença nesse trabalho:

Conheça seu público

Defina a linguagem e a forma de apresentação de resultados mais adequada ao grupo com o qual você dialogará. Não adianta montar uma apresentação extensa se seu cliente gosta mesmo é de analisar os indicadores do período. Otimize o tempo do leitor e faça com que o momento dedicado para a leitura do relatório valha a pena. Com isso, seu documento se fortalece como estratégico para esse público.

Faça um resumo

O texto deve ser claro, objetivo e conter todas as principais informações listadas em seu relatório. Destaque aquilo que pode chamar a atenção e atrair o cliente para a leitura completa. Tente fazer tudo isso em um texto curto e objetivo.

Use recursos visuais

Relatórios mais claros e atrativos normalmente aproveitam todas as oportunidades para apresentar informações de forma visual. Use gráficos, tópicos e outras estratégias buscando facilitar a leitura dinâmica e destacar as informações mais relevantes, que podem ser detectadas rapidamente.

Crie um relatório pequeno

Evite aumentar a extensão do documento incluindo informações que considera importantes, mas que podem ser desnecessárias para seu público. Pense que, quanto mais claro e objetivo, maior será a chance de que seu cliente efetivamente leia e avalie seu trabalho como importante e estratégico. Coloque apenas as informações que o cliente quer saber e às quais precisa ter acesso.

Prepare-se para tirar dúvidas

Ao enviar o relatório, reforce sua disponibilidade para tirar dúvidas ou discutir aspectos específicos.O relatório de resultados pode ser uma boa oportunidade para fortalecer uma relação próxima e de transparência com o cliente. Essa parceria pode ser um bom terreno para a proposição de novas ideias ou oferta de novos produtos. Contudo, para aumentar a chance de fechar outros contratos, você também precisa estar atento à confecção de uma boa proposta comercial – confira algumas dicas valiosas.