Saiba como revolucionar sua gestão com a ferramenta Trello

Saiba o que é o Trello, como utilizá-lo e conheça algumas dicas para otimizar seus processos de gestão com a ferramenta de projetos.

Se você ainda não tem conhecimento sobre a ferramenta Trello, precisa estar informado sobre isso. Utilizada por empresas no mundo todo, incluindo grandes como Google, Pixar e National Geographic, tal ferramenta pode revolucionar sua produtividade e a organização das tarefas.Para começar, o Trello é gratuito. Para times pequenos e ao uso individual, não é preciso desembolsar R$ 1,00. Além disso, é muito intuitivo e permite sincronização com centenas de outros serviços.Neste artigo, vamos explicar melhor o que é essa ferramenta e como você pode empregá-la. São muitas formas diferentes de uso, com adaptações para diferentes realidades. Boa leitura!

O que é o Trello

O Trello foi criado com base na metodologia Kanban, que divide tarefas entre "a fazer", "fazendo" e "entregue". Cada perfil possui seus quadros, que podem ser compartilhados com outras pessoas, e dentro deles ficam as listas, que, por sua vez, possuem as tarefas.

Conforme a tarefa avança, os cartões são passados de uma lista para a outra. Você também pode fazer uso de outras maneiras: definindo tarefas a ser feitas em cada dia da semana, por exemplo. Para quem prefere visualizar os projetos de forma prática, é perfeito.Tudo isso é acessível por meio de um computador, que deve estar conectado à internet, ou pelos aplicativos móveis para diversos sistemas operacionais.Dedicado a você que nunca entrou no Trello, apresentamos um tutorial básico:

Crie uma conta – pode ser por meio do Google ou por qualquer outro e-mail.
Assim que estiver logado, na tela principal, clique em "criar novo quadro", coloque um título e faça o que está sendo solicitado.
Dentro do quadro, clique em "adicionar uma lista", digite um título e dê “enter”.
Em cada uma das listas, você pode criar os cartões. Basta digitar o nome e dar “enter” novamente. Adicione os recursos ao cartão à vontade e acesse-os clicando em cada um e expandido-o.

Cada cartão permite várias ações a fim de facilitar a vida do usuário e manter todas as informações em um só lugar. Em cada cartão, é possível apresentar:- Links- Tags coloridas- Descrições- Comentários- Imagens- Anexos- Membros (cada pessoa que participar do cartão recebe notificações sobre as mudanças e pode também executar ações)- Data de entrega- Checklist- StickersConfira também um tutorial de como utilizar o Trello feito pelo criador do Viver de Blog, Henrique Carvalho.Existem muitas formas de usar o Trello. Você decide qual é a melhor, baseando-se na sua necessidade. A seguir, vamos dar algumas dicas para melhorar a sua gestão com os quadros da ferramenta.

Dicas para revolucionar sua gestão com o Trello

Agora que você já se familiarizou um pouco com o Trello, veja algumas dicas que podem ajudar a utilizá-lo da melhor forma dentro de sua empresa.

Crie um bom fluxo de trabalho

É importante que seus quadros do Trello tenham um processo pelo qual os cartões passam. Use as listas para mostrar os diferentes estágios das tarefas. O ideal é mover os cartões da esquerda para a direita, conforme avançam – mas não há problema em voltar um passo, caso seja preciso.Como cada cartão mantém um registro das atividades, é possível saber quando foi passado de uma lista para a outra.

Alinhamento com o time

É viável dividir os quadros com todo o time; portanto, garanta que o fluxo esteja claro para todos. Assim, o gerenciamento do quadro fica mais organizado e eficiente. Imagine que alguém está vendo isso pela primeira vez: essa pessoa conseguiria entender do que se trata?Além disso, é interessante que um membro seja o "dono" do quadro”. Na maioria das empresas, algumas equipes vão dominar mais um assunto ou outro, mas, se isso estiver claro, há mais garantia de que o quadro será atualizado regularmente.

Libere e organize o espaço

Não deixe que os quadros se tornem "cemitérios" de cartões parados. Libere espaço ao arquivar os cartões – eles podem ser recuperados se forem necessários. Além de manter a condução do trabalho, você vai conseguir enxergar mais coisas de uma só vez.

Inspirações de uso do Trello

Se você está em busca de inspiração para usar o Trello, veja esta página do blog da empresa. Por lá, você poderá copiar quadros prontos, com cartões e listas, de projetos variados, desde planejamento de casamento até onboarding de novos funcionários – sobre o qual já falamos por aqui.Com o intuito de copiar o quadro de inspiração para o seu Trello, clique em "mostrar menu" no canto superior direito, depois em "mais" e, então, em "copiar quadro".

Utilize as integrações

Nas empresas, é comum lançarmos mão de diversas ferramentas. Para que o ritmo de trabalho seja mais fácil, é interessante ativar a integração – muitas vezes, o que você faz em um app pode ser reproduzido automaticamente em outro sem muito esforço.

Algumas das melhores:

Slack - este aplicativo de mensagens facilita, e muito, a comunicação do time. Ao integrá-lo com o Trello, será possível criar cartões diretamente das caixas de mensagem, dentre outras ações. Já falamos sobre ele aqui.
Google Drive - anexe pastas e arquivos do Google Drive aos cartões do Trello. Também é possível fazer a mesma coisa com o Dropbox.
Gmail - transforme seus e-mails em cartões e esvazie sua caixa de entrada.
Pipedrive - quem utiliza esta ferramenta de vendas pode gerar cartões automaticamente com os negócios fechados no Pipedrive, passando para a continuação do projeto com as outras equipes.

Otimizando as técnicas de gestão

Com o uso das ferramentas certas, pode-se organizar o fluxo de trabalho e manter bom ritmo e boa comunicação entre a equipe. Mas as ferramentas não são tudo – nem sempre as técnicas dependem apenas delas. Confira abaixo alguns conteúdos para ajudá-lo no gerenciamento de empresas: