Slack: conheça a ferramenta que revolucionou a integração e a produtividade de equipes

"O Slack é uma ferramenta de mensagens entre colaboradores, criada em 2013, que ficou rapidamente popular entre startups. Para você ter uma noção, em 2014, a companhia somava 16 mil usuários ativos por dia. Em 2015, no mesmo período, já tinha alcançado 500 mil. Hoje, o Slack tem cinco milhões de usuários que interagem entre si todos os dias em mais de 60 mil times. Muitos proclamam que o e-mail vai acabar por causa dele. Mas o que exatamente é essa plataforma?Conheça todas as suas funções e saiba como ela pode transformar qualquer tipo de serviço realizado por equipes, não só em empresas.

Entenda o que é o Slack

O Slack é dividido em times criados pelos usuários. Quem cria vira administrador e pode convidar outros usuários, por e-mail, a se juntar ao time. Quando você começa um time, recebe uma URL só dele, neste formato: www.exemplo.slack.com.A quantidade de membros é ilimitada. O Slack oferece planos pagos com funções extras, mais direcionadas a grandes corporações. Mas as funcionalidades gratuitas são suficientes para muitas empresas. Dentro de cada time, você pode se comunicar com os integrantes de forma privada, criar conversas em grupo ou interagir nos canais.

Canais

Logo de início, todos os times vêm com dois canais: #random (aleatório) e #general (geral). O random tem a intenção de ser um lugar de descontração, no qual os membros podem falar do que não diz respeito diretamente ao trabalho da equipe, mas contribui para a boa convivência. O general é para assuntos importantes do trabalho, mas não de uma área específica. Os canais são abertos. Qualquer um do time pode criar, entrar e sair deles. Normalmente, eles são criados por projeto. Por exemplo: #rh, #desenvolvimento, #comunicação. Se você identifica que há uma conversa muito longa no #general e que precisa de um lugar só para ela, basta criar outro canal.

Mensagens diretas

As mensagens diretas representam a comunicação privada do Slack. Você pode conversar diretamente com um membro, como em qualquer chat, mas também é possível criar conversas em grupo sem a participação de todos os participantes do time. É uma forma fácil de comunicar com seus colegas e seus parceiros de projeto. O histórico de conversas entre usuários pode ser acessado até alcançar 10 mil mensagens. Depois desse número, só times com planos pagos do Slack podem ter acesso.

Arquivos

O Slack ainda oferece a funcionalidade de fazer upload de arquivos, fotos e vídeos – tanto dentro de conversas quanto nos canais. Usuários do plano free podem usar até 5 GB. Esse é um dos motivos pelo qual as pessoas costumam dizer que o Slack vai substituir o e-mail. Já imaginou ficar livre daquelas correntes enormes que no final só serviram para discutir um arquivo de texto?

Integrações

Uma das funções que mais chama a atenção do Slack é o leque de integrações possíveis. Ela oferece diversos serviços complementares, desde abrir arquivos do Drive até bots que ajudam o trabalho dos times (ou divertem). As mais conhecidas, além do Drive, são o Dropbox, MailChimp, Twitter, Google Hangouts e Analytics. A lista é enorme. Descubra todas!

Por que você deve usar o Slack

A ideia por trás da criação da plataforma é relativamente simples: juntar conversas pessoais e públicas de equipes de trabalho em um só lugar. E, para manter as pessoas por mais tempo nesse lugar, a ferramenta oferece diversas integrações, que dispensam cada vez mais a necessidade de abrir outra aba no navegador para outros acessos. Por isso, ele é bem mais do que uma rede social qualquer. Imagine como a comunicação da sua equipe pode melhorar utilizando o Slack. A cada avanço do trabalho, os integrantes podem dividir as novidades com todos por lá. Precisa ter arquivos acessíveis para qualquer um a todo momento? Basta fazer upload no canal. O Slack não é só para startups e grandes empresas, mas para qualquer trabalho que exija a integração de equipes de forma ágil e fácil, além de útil. Ele pode revolucionar o trabalho na gestão pública e no terceiro setor. Especialmente porque, nesses casos, os recursos são limitados. Daí a importância do acesso a uma ferramenta gratuita.

Vença as dificuldades em implementar o Slack

Como ferramentas novas podem criar uma resistência da equipe, comece testando. Crie um time no Slack que servirá, de início, apenas para um projeto só. Convide as pessoas, deixe bem claro qual a função daquilo e como elas podem utilizar. A própria plataforma tem espaços para registrar as melhores práticas para que todos possam consultá-la a qualquer momento. Antes de convidar, procure planejar minimamente como o time será organizado. Pense em canais úteis, em quem precisa estar em cada um deles e quais integrações são essenciais. Não deixe de configurar a descrição de cada canal (ou purpose) para que os membros não se confundam na hora de fazer posts.Como o Slack não foi traduzido para português, algumas pessoas podem ter dificuldade no começo. Não deixe que isso atrapalhe a produtividade: crie uma forma fácil de tirar as dúvidas de quem não sabe o que determinadas funções significam. No geral, a plataforma é bastante intuitiva.

O que você pode conseguir usando o Slack

Conforme o tempo vai passando, as pessoas se acostumam a utilizar o Slack, e o trabalho flui cada vez melhor. No começo, procure monitorar as conversas dos canais para que cada assunto esteja em seu devido lugar.Quando o grupo é muito grande, nomeie outros administradores para ajudar a organizar canais e posts. Incentive todos os usuários a descobrir as funções úteis do Slack. Por exemplo, o Slackbot não serve só para dar boas-vindas e enviar artigos do FAQ. Ele também pode agendar lembretes para tarefas que ficaram para outro dia, por exemplo. Se você começou com um projeto específico, no final, analise os resultados da experiência. Peça o feedback dos membros, determine algumas métricas para saber o que melhorou com o uso e descubra se o Slack foi mesmo importante para a equipe desenvolver o projeto. Para qualquer objetivo que você tenha com o uso do Slack, lembre-se de que estar em uma equipe é estar em uma comunidade. Os membros precisam estar engajados com as metas de cada projeto para que o trabalho renda frutos. O Slack é apenas o canal para que isso aconteça."