Integrar. Essa palavra tem sido sinônimo de sucesso e prosperidade em muitos ambientes corporativos espalhados pelo mundo. Seja na iniciativa pública ou privada ou em todos os tipos de negócios. Participar e adotar uma visão mais ampla das relações e dos processos dentro de qualquer empresa ou órgão permite que os serviços fluam de maneira otimizada e sem grandes gargalos.

 

service public hall

 

O mundo hoje é integrado e as fronteiras se estreitam cada vez mais. Por isso, a integração é algo fundamental. O governo da Geórgia,  pequeno país no Leste Europeu, entre a Rússia e a Turquia, construiu o Public Service Hall, modernizando seus processos e iniciando uma caminhada de sucesso rumo a avanços importantes. Conhece essa história? Se não, confira aqui um pouco dessa incrível iniciativa e se inspire com algumas dicas de como integrar mais o seu negócio e colher excelentes frutos!

 

A Geórgia e a modernização dos processos

A Geórgia tem pouco mais de 3,5 milhões de habitantes. Localizada próximo à Rússia, ela fazia parte da extinta União Soviética. Ao longo da história, essa pequena nação sofreu muito com conflitos sociais e crises econômicas. No início dos anos 2000, o governo do país resolveu adotar inúmeras medidas de modernização a fim de promover avanços e fortalecimento das suas instituições.

Uma das iniciativas mais emblemáticas e significativas dessa série de mudanças foi a criação do Public Service Hall (em português, Hall de Serviços Públicos) em 2011. Mas o que é isso? Simples: um prédio enorme, localizado na capital, Tbilisi, e que abriga mais de 400 serviços públicos em um só lugar. Isso quer dizer que grande parte do que é ofertado à população pelo governo está centralizada e funcionando de maneira integrada, facilitando não só o acesso à informação, mas a resolução dos problemas dos georgianos. Registro Civil e Nacional, Banco Nacional da Geórgia, Ministério de Energia e da Justiça funcionam no prédio, que se destaca também pela belíssima arquitetura.

O Public Service Hall alavancou a Geórgia, otimizando vários de seus processos. Tudo baseado em uma palavra: inovação. E, para quem pensa que ele foi adotado em uma só cidade, se engana. Presente em mais de 40 municípios, o órgão atende mais de 10 mil pessoas por dia, com um tempo de espera de, no máximo, oito minutos. Tudo isso em razão dos serviços automatizados adotados e da dinâmica de trabalho ágil. Por ser tão bem-sucedido, o projeto ganhou em 2012 o Prêmio de Serviço Público da ONU e serviu de exemplo para alguns países vizinhos, como o Azerbaijão e a Ucrânia. Inspirador, não é mesmo? Mas ideias como essa não precisam estar sempre distantes da sua realidade. É possível ter a Geórgia como exemplo para aplicar práticas semelhantes no seu negócio. Quer ver?

 

Não espere mais: inicie um processo de integração

Pense na sua empresa como uma fábrica antiga, no estilo da retratada no filme “Tempos Modernos”, de Charlie Chaplin. Ela possui diferentes engrenagens, interligadas umas às outras que, funcionando em consonância, vão gerar um produto final. Se uma estraga ou não tem o seu funcionamento correto, compromete todo o resto. Pois bem: é exatamente assim. Embora muitos não consigam perceber a metáfora na vida real, a falta de integração e de transparência entre setores de uma companhia pode comprometer, e muito, o futuro dela.

O aumento da competitividade nos ambientes de trabalho e o dinamismo urgente do mercado fazem com que seja necessário integrar a empresa em torno de objetivos claros e comuns. Isso vai facilitar as relações no dia a dia, aumentando a produção e gerando mais segurança entre os colaboradores. Portanto, tente adotar algumas medidas de integração para que a sua empresa esteja alinhada com as melhores práticas atuais:

Promova a melhora no clima organizacional

Tente elaborar programas de integração entre funcionários, seja com reuniões periódicas, encontros informais ou com atitudes direcionadas como job rotation (prática na qual um funcionário troca de função com outro por um tempo determinado). Pessoas que se conhecem melhor e se colocam no lugar das outras conseguem entender os problemas à sua volta e compreendem de maneira mais clara os processos da empresa. Isso contribui para aumentar a união da equipe e diminuir a competitividade interna nas empresas.

Alinhe os objetivos e deixe-os bem claros

Faça o seu planejamento estratégico, estabeleça metas e objetivos. Isso é fundamental. Mas, atenção: compartilhe isso com todos, não só com os gestores. Todos devem saber aonde a empresa quer chegar e o que ela deve fazer para que isso aconteça. Assim, cada setor saberá o que fazer e porque fazer. Além disso, conseguirá perceber a importância não só do próprio papel como o de outros setores para o sucesso final. Isso gera um senso de responsabilidade e comprometimento nas equipes, que passam a produzir com mais foco e a cobrar dos demais em prol dos resultados organizacionais.

Corte a burocracia e produza mais

Integrar também significa aumentar a produtividade. E, para isso, é fundamental que você aproxime setores diferentes da empresa promovendo processos mais dinâmicos. O que isso quer dizer? Corte a burocracia e o excesso de trabalhos manuais. A implementação de soluções informatizadas facilita a transmissão e a troca de informações, reduz custos e otimiza o tempo. Além disso, sistemas tecnológicos de gestão aumentam a segurança das suas informações, o que gera rotinas de trabalho melhores e mais eficientes e funcionários menos desgastados.

Comunicação constante e diálogo aberto

Comunique-se e promova a comunicação entre funcionários e  equipes a todo o momento. Privilegie encontros pessoais sempre que possível, mas desenvolva também o hábito da comunicação por meio de outras plataformas. A informação e o diálogo aberto criam mais engajamento, evitam fofocas e diminuem sensivelmente o risco de ruídos e esquecimento de algo relevante. Outro ponto importante: encare a comunicação como uma via de mão dupla. É importante falar, mas é essencial ter e incentivar o hábito de escutar.

Viu só? Integrar não é um bicho de sete cabeças, e processos nessa direção podem ser iniciados por você a qualquer momento. Comece pelo simples e vá estruturando mudanças maiores de integração. Traga exemplos como o da Geórgia e adapte-os à sua realidade. Veja pontos em comum, crie ideias com base em outras. Buscar melhorias de maneira incessante é fundamental para o seu negócio decolar ainda mais!

Quer saber detalhes e ferramentas que podem promover ainda mais a integração na sua empresa? Conheça o Slack, ferramenta que vem contribuindo para a produtividade de equipes.  

 

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