Como implantar um software de gestão

Implantar um software de gestão é uma decisão estratégica importante para empresas que buscam otimizar seus processos e aumentar sua eficiência. Um software de gestão permite que a empresa integre suas operações em um único sistema, automatizando tarefas e facilitando o controle e a análise de dados. Apesar de serem utilizados, há mais de 20 anos, em formatos diferentes, os softwares de gestão se modernizaram e atendem às mais diversas necessidades das empresas. Os sistemas em nuvem, por exemplo, foram implementados por mais da metade das empresas nos últimos anos.No entanto, para que a implantação seja bem-sucedida, é necessário seguir alguns passos essenciais e escolher um software adequado às necessidades da empresa. Veja, neste artigo, algumas dicas de como implementar um software de gestão.

O que é software de gestão?

Um software de gestão é uma ferramenta que permite que a empresa gerencie seus processos de forma integrada e automatizada. Ele pode englobar diversas áreas, como Finanças, Compras, Vendas, Estoque, Produção, Recursos Humanos, entre outras. Você provavelmente já ouviu falar ou até mesmo utilizou alguns deles: ContaAzul, Trello e Pipedrive são alguns exemplos muito difundidos.A principal vantagem de um software de gestão é a possibilidade de centralizar as informações em um único sistema, o que facilita o controle e a análise de dados. Além disso, isso permite a organização do trabalho de cada profissional, economizando tempo no dia a dia e evitando retrabalho.

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Como escolher um software de gestão?

Antes de começar a implementação, você deve escolher um software de gestão adequado às necessidades da empresa, observando algumas características especiais.

• Avalie a usabilidade do software. Ele deve ser fácil de usar para que a equipe consiga se adaptar rapidamente a ele.
• Meça a capacidade de escala do software de gestão. Ele deve ser adequado para atender às necessidades da empresa à medida que ela cresce.
• Observe a integração do software com outros sistemas e plataformas utilizadas pela empresa. Se você utiliza o Pipedrive, que organiza as tarefas do time de vendas, por exemplo, veja se ele terá integração com o software de gestão de tarefas do marketing também.
• Observe a capacidade do software de gerar relatórios e análises, que são fundamentais para a tomada de decisão.

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Passo a passo para implementar um software de gestão

A implementação de um software de gestão deve ser feita com cuidado e planejamento.

1. O primeiro passo é definir uma equipe responsável pela implementação, que deve ser composta por profissionais de diversas áreas da empresa, a fim de abranger diferentes pontos de vista. Em seguida, é necessário definir as etapas e estabelecer um cronograma para a execução das atividades.
2. O próximo passo é a configuração do software. É importante que a equipe de implantação esteja familiarizada com o software e com as configurações necessárias, para que a implantação seja bem-sucedida. Uma boa ideia: dependendo do serviço ao cliente oferecido pela empresa desenvolvedora do software, solicitar apoio técnico e até mesmo ajuda nos treinamentos.
3. Por fim, não deixe de lado o treinamento da equipe para o uso do software. É essencial que todos os usuários estejam familiarizados com o software e saibam como utilizá-lo de forma eficiente. Além disso, é necessário que a equipe esteja preparada para lidar com problemas que possam surgir durante a implementação e saiba a quem pedir ajuda. Não se esqueça, ainda, de incluir o treinamento do novo software no seu Plano de Onboarding.

Problemas que podem surgir ao implementar um software de gestão

A implantação de um software de gestão pode enfrentar alguns problemas, e isso é até muito comum. Um dos principais obstáculos é a resistência da equipe em se adaptar ao novo sistema. É por isso que é fundamental que a equipe esteja envolvida no processo de implantação e que receba treinamento adequado para que possa utilizar o software de forma eficiente.Outro problema comum é a falta de planejamento e preparação para a implantação. É importante que a empresa esteja preparada para lidar com possíveis problemas e que tenha um plano de contingência, caso algo dê errado durante a implementação, nomeando pessoas para resolver problemas.Além disso, vale observar a qualidade do software escolhido. Um software de gestão de má qualidade pode causar mais problemas do que soluções, comprometendo a eficiência da empresa. Muitos contratos oferecem a possibilidade de cancelamento quando a adaptação não funciona ou não recebe o apoio necessário. Confira esses detalhes antes de contratar, planejando-se para eventuais problemas.

Implementar um software de gestão é muito benéfico

Implantar um software de gestão é uma decisão estratégica de relevo para empresas que buscam otimizar seus processos e aumentar sua eficiência. Para que a implantação seja bem-sucedida, é necessário escolher um software adequado às necessidades da empresa e seguir um planejamento cuidadoso e detalhado, conforme descrevemos aqui.É importante observar a usabilidade do software, sua capacidade de integração com outros sistemas, sua escalabilidade e sua capacidade de gerar relatórios e análises. Com um planejamento adequado e uma equipe preparada, a implantação de um software de gestão certamente trará muitos benefícios para a empresa e garantirá seu crescimento.Se você gostou da possibilidade de implementar um software de gestão na sua empresa e quer conhecer algumas ferramentas úteis nesse sentido, não deixe de ler: 7 ferramentas e técnicas de Gestão de Tempo e Tarefa.