7 ferramentas e técnicas de Gestão de Tempo e Tarefa

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A dinâmica entre tempo e tarefas sempre foi uma conta difícil de equilibrar. Com o passar dos anos, ganhamos eficiência e otimização de trabalho via tecnologia, mas também perdemos foco e produtividade pelo alto volume de informação com as quais temos de lidar diariamente. Por isso, ferramentas e técnicas para a Gestão de Tempo têm sido ótimas aliadas na conclusão de atividades e projetos dentro de equipes de trabalho.

 

As mudanças trazidas pela pandemia também atrapalham a organização das tarefas. Lidar com a rotina fora do escritório e conciliar a dinâmica doméstica tem sido um desafio para milhares de brasileiros. Ainda em home office, sem previsão de retorno, líderes precisam aprender a gerenciar equipes a distância, e colaboradores, por sua vez, necessitam aprender a manter a produtividade, mesmo trabalhando em casa.

 

Quer conhecer ferramentas e técnicas que podem ajudar você a trazer mais eficiência ao seu dia a dia? Listamos 7 recursos para facilitar a Gestão de Tempo dentro do seu negócio. Confira!

 

Gestão de Tempo: o que é e como ela pode contribuir com a produtividade

A Gestão do Tempo consiste no planejamento e na organização de tarefas com base no grau de prioridade e no tempo gasto para a conclusão de cada etapa. Essa técnica, quando aplicada de forma consistente, confere mais eficiência na execução das tarefas e possibilita o aumento da produtividade, já que há um controle consciente do que precisa ser feito.

 

Estar ocupado é diferente de ser eficaz

É difícil manter o foco em meio às diversas distrações ao longo do dia. Além das interrupções por e-mail, mensagens em aplicativos, reuniões e telefonemas da própria rotina laboral, o trabalho home office traz mais desafios. É necessário lidar com filhos, tarefas domésticas, conversas paralelas, e toda a dinâmica da vida em casa.

 

Logo, há grandes chances de estarmos sempre ocupados, mas, poucas vezes, cumprindo tarefas com eficiência. Um bom exemplo é quando você termina o dia extremamente cansado, porém sem ter concluído atividades essenciais no decorrer da jornada. As horas simplesmente se esvaem, e a sensação de frustração ou ansiedade permanece. “Por que não consegui dar conta das tarefas?”

 

Nem sempre a quantidade de horas trabalhadas equivale ao número de entregas realizadas. Ser produtivo está relacionado aos resultados gerados em um determinado espaço de tempo

Com a Gestão de Tempo, esse desperdício de tempo é mapeado e reduzido. É possível entregar, por exemplo, em duas horas o trabalho que levaria 8 horas, considerando as distrações, as interrupções etc. Isso porque, em resumo, controlar conscientemente as tarefas do dia possibilita a otimização da jornada de trabalho, a organização de processos, a redução de custos do negócio e o ganho de produtividade.

 

7 ferramentas e técnicas para a Gestão do Tempo

Vinte anos atrás, agenda e caneta era o único material disponível para fazer uma boa Gestão do Tempo. Tais itens ainda funcionam, claro, mas existem diversas ferramentas e técnicas atualizadas para facilitar o controle do tempo. Aqui, elencamos 7 opções. Veja!

 

1 Princípio de Pareto

Conceito criado por um sociólogo italiano, o Princípio de Pareto aponta que 80% dos resultados vêm de 20% das tarefas executadas. Aplicando a técnica à Gestão de Tempo, sugere-se que o empreendedor priorize 20% das atividades, aquelas mais estratégicas para o negócio, para obter 80% dos resultados. Organizar a rotina com base nesse princípio possivelmente impactará o sucesso das entregas da equipe.

 

2 Técnica Pomodoro

Uma técnica para evitar distrações e manter a produtividade alta. Pomodoro propõe a execução de tarefas em blocos de 25 minutos, com pequenos intervalos de cinco minutos. Com a ajuda de um cronômetro, é possível se concentrar estritamente na realização da atividade proposta e ver surgir o resultado obtido com foco, sem interrupções. Além disso, a técnica ainda estimula a agilidade mental.

 

Utilize Pomodoro com a ajuda desta ferramenta.

3 Remember the Milk

Uma ferramenta para deixar a lista de tarefas sempre acessível. O Remember the Milk é um aplicativo disponível para Android e iOS, cujas informações podem estar integradas a contas de e-mail, assistentes digitais e a outras plataformas como Twitter e Skype.

 

Assim, o recurso envia ao usuário notificações das tarefas que devem ser feitas, separadas por categoria, profissional ou pessoal, e relevância, tarefas de alta, média e baixa prioridade.

 

4 Trello

O Trello é uma ferramenta bem completa para controle visual das tarefas e projetos tocados por uma empresa. Facilita não só a Gestão do Tempo, como também o gerenciamento de equipe, já que permite a definição de prazos e dos responsáveis, com o envio de notificações por e-mail.

 

5 G Suite

A Google oferece um portfólio de serviços que ajudam na Gestão de Tempo, como Agenda, Keep, Drive e Gmail. As soluções são integradas e permitem a sincronização das informações das atividades que precisam ser executadas. É possível agendar uma reunião com convidados e automaticamente bloquear o horário para outros compromissos, criar alertas de tarefas e compartilhar com os colaboradores responsáveis, dentre outras dinâmicas essenciais ao trabalho em grupo.

 

6 Métodos ágeis

Utilizar metodologia ágeis como Kanban, Smart e Lean no planejamento e na execução de projetos é uma ótima maneira de gerir o tempo. Isso porque os métodos ágeis são voltados para a implementação de mudanças rápidas e eficazes, por meio de processos, prazos bem definidos e entregas constantes.

 

7 ClickUp

Assim como o Trello, o ClickUp traz funcionalidades para facilitar a Gestão de Tempo e tarefas. Por meio da ferramenta, é viável criar painéis de controle sobre cada tópico que precisa ser desenvolvido pelo negócio, com prazos, responsáveis, lista de afazeres e lembretes.

O recurso também possibilita o controle visual, com uma visão macro do cronograma de cada projeto, o que ajuda ainda os gestores e os líderes no acompanhamento da equipe.

 

Uma boa Gestão de Tempo contribui efetivamente para o sucesso do negócio. Quando as engrenagens da operação estão funcionando bem, ficam evidentes a otimização do trabalho, a redução do desperdício de recursos (humanos ou não) e o aumento da produtividade. “Estar ocupado” passa a ser sinônimo de “ser eficaz”.

 

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