Eventos online: como transmitir uma boa experiência no ambiente virtual

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Em razão da pandemia provocada pelo novo coronavírus – COVID-19 – e das medidas de isolamento social atualmente impostas, com foco em diminuir o número de infectados, os eventos on-line estão se tornando cada vez mais populares. Workshops, conferências, reuniões corporativas, cursos, happy hours e diversas outras atividades, antes executadas de forma presencial, estão migrando para o meio digital por meio de eventos online

Embora esse movimento esteja acontecendo em grande parte por necessidade, isso não quer dizer que a experiência precisa ser ruim ou improvisada. Ou que seja algo temporário. Ao que tudo indica, os eventos on-line passarão a fazer parte de nossa rotina com mais intensidade, mesmo após a pandemia. Por isso, são uma excelente oportunidade para os negócios. No artigo a seguir, vamos entender como organizar eventos on-line e como transformar a experiência virtual de forma positiva. Confira!

Como organizar eventos on-line com qualidade

Eventos on-line possuem diversas vantagens. Eles apresentam um custo de investimento menor para a sua execução, são considerados excelentes para a construção do branding da sua empresa, além de serem mais práticos e flexíveis, tanto para os organizadores quanto para os participantes. É importante, porém, planejar com bastante cuidado e entender a fundo o ambiente virtual e as formas como o comportamento do usuário muda no meio digital, a fim de proporcionar uma experiência satisfatória.

1. Escolha bem a sua plataforma

O primeiro passo é selecionar a plataforma que simulará o ambiente virtual no qual ocorrerão as atividades propostas durante o evento. Intencionando tomar a melhor decisão possível, procure entender as suas necessidades e os recursos de que você precisa para que o evento tenha uma boa execução. Além disso, coloque-se no ponto de vista dos seus convidados, a fim de apresentar uma experiência positiva e escolher uma boa plataforma.

Existem diversas ferramentas que apresentam soluções para eventos on-line, como o Zoom, o Microsoft Teams, o Zoho, o Hangouts Meets, o YouTube, o Facebook, dentre outras. Entretanto, cada uma possui um diferencial e busca atender a necessidades diferentes. Por isso, é importante pesquisar bem sobre cada uma delas, com a finalidade de entender se elas apresentam os recursos de que você necessita.

Um ponto importante a ser observado é se a ferramenta é acessível. Plataformas que exigem download de aplicativos, por exemplo, podem dificultar a participação de pessoas pelo celular ou até mesmo no desktop.

Outro fator a ser considerado é que as plataformas de videoconferência costumam consumir maior banda larga, assim como incluir um número excessivo de participantes. Isso pode causar falhas na conexão, promovendo uma experiência ruim. Uma sugestão é verificar se é possível compartilhar apenas o áudio durante a apresentação,  para otimizar a chamada. Também é fundamental respeitar os limites de integrantes no evento sugeridos pela plataforma.

Outro ponto a ser destacado é pensar que a experiência deve ser positiva não só para os participantes, mas também para possíveis palestrantes convidados em seu evento. Algumas ferramentas não permitem visualizar o chat de interação durante o compartilhamento de tela, podendo fazer com que o palestrante fique um pouco perdido enquanto faz a apresentação.

2. Reforce a comunicação

Quando falamos em eventos on-line, além das informações tradicionais como cronograma, data e dados básicos, é necessário ficar atento a informações que costumam estar implícitas, bem como ser bastante claro na comunicação.

Considerando que, no meio digital, qualquer pessoa pode participar, independentemente da sua localização, uma sugestão seria deixar claro o horário do evento e de acordo com o fuso horário que ele ocorrerá em locais onde estariam outros participantes .

Também se deve deixar visível e acessível o link de acesso à plataforma que a pessoa utilizará para participar do evento. Além disso, procure construir uma central de perguntas frequentes e disponibilizar um e-mail de contato, buscando evitar que participantes em fusos horários diferentes tenham problemas no que concerne a tirar dúvidas com sua equipe.

3. Promova engajamento

O engajamento é importantíssimo para proporcionar uma boa experiência no ambiente virtual. Um desafio do meio digital é possibilitar a conversação, principalmente pelo número de integrantes em uma chamada. Imagine uma roda de conversa com 50 pessoas, seria difícil entender todas ao mesmo tempo, certo?

Por isso, tome cuidado com o número de convidados e lembre-se de que evento com menos pessoas pode melhorar a experiência para todos. Se a lista de presentes for muito extensa, separe alguns minutos limitados para tirar dúvidas de forma organizada e sucinta.

Chats também são ferramentas excelentes com a finalidade de proporcionar engajamento. Eles permitem que os participantes conversem entre si, tirem dúvidas com uma equipe de apoio e compartilhem suas opiniões sobre o tema.

4. Adapte-se ao formato digital

Embora seja possível simular as características de evento presencial de forma on-line, o meio digital possui algumas peculiaridades às quais é preciso estar atento. Assistir a uma palestra em um auditório cansa menos do que olhar para uma tela por um longo período. Por isso, procure não fazer eventos muito extensos, sendo mais breve e objetivo durante a apresentação do conteúdo.

Os recursos visuais também são extremamente importantes, porém é exigido que eles estejam adaptados a dispositivos móveis, para que os participantes possam acompanhar não só no desktop, mas em tablets e em celulares.

5. Entregue valor

Manter uma audiência engajada em eventos on-line é mais difícil do que em um ambiente presencial. Por essa razão, é fundamental entregar valor aos participantes durante toda a apresentação Dessa forma, busque exibir conteúdos valiosos e que realmente sejam do interesse do seu público.

Ademais, colete feedbacks e utilize-os para otimizar as próximas iniciativas. Isso é imprescindível para entender o que está funcionando, o que precisa ser melhorado e como é possível otimizar a experiência dos participantes durante as atividades.

O que achou das nossas dicas voltadas a melhorar a qualidade dos seus eventos on-line? Aprenda mais  das mudanças do comportamento do consumidor pós-coronavírus e fique por dentro de mais tendências no meio digital.