Técnica de gerenciamento 5W2H: Exemplo e Boas Práticas

A gestão eficaz de projetos e processos é essencial para o sucesso de qualquer organização. Nesse contexto, o método 5W2H se destaca como uma ferramenta valiosa para o planejamento e a execução de tarefas, projetos e ações. Trata-se de uma ferramenta fácil de aplicar, que não exige tecnologias mirabolantes, mas pode influenciar positivamente todas as suas estratégias de negócio.Neste artigo, exploraremos em detalhes o que é o método 5W2H, como aplicá-lo e forneceremos um exemplo de cada uma das respostas (What, Why, Where, When, Who, How, How much). Além disso, você vai conhecer algumas boas práticas para garantir que o método seja aplicado de forma eficaz.

O que é o método 5W2H

O método 5W2H é uma técnica de gerenciamento que tem origem no ambiente empresarial, mas pode ser aplicado em diversas áreas da vida, desde projetos pessoais até grandes empreendimentos. O nome é uma sigla que se refere a sete perguntas em inglês, cujas respostas fornecem um roteiro completo para o planejamento e a execução de tarefas. As sete perguntas são:

1. What (O que): o que será feito? Qual é o objetivo ou a tarefa a ser realizada?
2. Why (Por que): por que isso precisa ser feito? Qual é a justificativa ou o propósito por trás da ação?
3. Where (Onde): onde a ação será executada? Qual é o local ou o ambiente relevante?
4. When (Quando): quando a ação será realizada? Qual é o cronograma ou a data limite?
5. Who (Quem): quem será responsável pela ação? Quem está envolvido na execução?
6. How (Como): como a ação será realizada? Qual é o método ou a estratégia a ser adotada?
7. How much (Quanto custa): quanto custará para executar a ação? Qual é o custo envolvido?

Ao responder a essas perguntas de forma clara e concisa, você pode aumentar significativamente a eficiência de seus projetos, minimizar riscos e garantir que todos os envolvidos tenham um entendimento compartilhado das metas e do processo. Veja, agora, como cada pergunta é importante a seu modo.

O Que (What)

A primeira pergunta, "What" (O que), se concentra na definição da tarefa ou no objetivo em questão. É crucial ter uma compreensão clara do que está sendo solicitado ou planejado. Seu objetivo, por exemplo, pode ser lançar um novo produto no mercado. Um creme facial anti espinhas será nossa situação hipotética.

Por Que (Why)

A segunda pergunta, "Why" (Por que), visa estabelecer a justificativa ou o propósito por trás da ação. Compreender por que algo precisa ser feito é fundamental para motivar as partes envolvidas e garantir que todos estejam alinhados com os objetivos. A sua justificativa para lançar um novo produto pode ser a de que ele atenderá a uma demanda carente no mercado. Nesse caso, o creme vai atender a mulheres adultas com acne hormonal, imaginando que produtos anti espinha são geralmente voltados para adolescentes.

Onde (Where)

A terceira pergunta, "Where" (Onde), concentra-se no local ou no ambiente relevante para a execução da ação. Ter clareza sobre o local é importante para evitar confusões e garantir que todos saibam onde as coisas acontecerão. Se o produto for físico, o seu lançamento pode ocorrer em um evento. Se for digital, pode ser nas redes sociais. Nosso creme facial será lançado em um show íntimo que se alinhe com o público e vamos chamar vários influenciadores para gerar conteúdos para as redes sociais.Conheça o Soft Opening, estratégia de marketing para lançar produtos.

Quando (When)

A quarta pergunta, "When" (Quando), é crucial para definir o cronograma e a data-limite para a conclusão da ação. Um prazo claro ajuda a manter todos os envolvidos no caminho certo. Se você quer que o lançamento fique pronto no dia 23 de novembro, por exemplo, planeje o cronograma com essa data final, incluindo a data do show, contratação de buffet, convite para influenciadores, etc.

Quem (Who)

A quinta pergunta, "Who" (Quem), concentra-se nas pessoas responsáveis pela execução da ação. Definir claramente os envolvidos ajuda a evitar confusão sobre as responsabilidades. No caso do nosso exemplo, provavelmente os responsáveis serão o gerente de Produto, o gerente de Marketing e o coordenador de Logística.

Como (How)

A sexta pergunta, "How" (Como), aborda a estratégia ou o método a ser utilizado na execução da ação. Ter um plano claro de como as coisas serão feitas é essencial para o sucesso. São essas ações que você deve colocar no cronograma, com data e responsável. Se a ideia é fazer um lançamento digital, você provavelmente vai precisar de uma página no site, posts para as redes sociais, etc. Se for um evento presencial mais convite de influenciadores, você vai precisar da equipe de social media e produção de eventos.Quer lançar um produto mas não sabe qual preço definir? Saiba como precificar um produto digital.

Quanto Custa (How much)

A sétima pergunta, "How much" (Quanto custa), trata do custo envolvido na execução da ação. Ter um orçamento claro é fundamental para o planejamento financeiro. O lançamento do seu produto precisa ter um orçamento definido, que depois deve ser coberto pelo aumento nas vendas. É imprescindível definir quanto cada ação custará e, se precisar cortar custos, entender bem quais são as estratégias com mais potencial de retorno. Defina, por exemplo, se vale mais a pena chamar influenciadores menores, mas que tenham alinhamento com seu público, ao invés de focar naqueles com muitos seguidores.Leia também: O que é KPI e como usá-lo para medir a performance do seu negócio.

Boas Práticas na Aplicação do Método 5W2H

Agora que entendemos o que é o método 5W2H, é importante discutir algumas boas práticas para a aplicação eficaz desse método.

1. Envolva as Partes Interessadas

Antes de definir as respostas às sete perguntas do 5W2H, é essencial envolver todas as partes interessadas relevantes. Isso inclui gerentes, equipe de projeto, especialistas e qualquer pessoa que desempenhe papel fundamental na execução da tarefa ou projeto. Ao incluir as perspectivas de todos, você garante que o plano seja abrangente e realista.

2. Seja Específico e Mensurável

Ao formular as respostas às perguntas, seja o mais específico possível. Isso significa definir metas e critérios mensuráveis. Em vez de dizer "aumentar as vendas", você deve dizer "aumentar as vendas em 20% até o final do trimestre". A especificidade ajuda a evitar ambiguidades e torna mais fácil avaliar o progresso.Confira: SMART: crie metas com base na Metodologia Ágil

3. Mantenha a Simplicidade

Embora seja necessário ser específico, também é essencial manter as respostas simples e diretas. Evite usar linguagem técnica complexa que possa confundir as partes envolvidas. O objetivo é criar um plano que seja compreensível a todos os membros da equipe.

4. Acompanhe e Atualize Regularmente

O 5W2H não deve ser apenas uma ferramenta de planejamento, mas também de acompanhamento. Defina métricas de acompanhamento a fim de avaliar o progresso em relação às metas estabelecidas. Além disso, esteja disposto a atualizar as respostas às perguntas à medida que as circunstâncias mudam ou novas informações se tornam disponíveis. Você pode, por exemplo, criar uma dashboard do seu projeto e acompanhar tudo por lá.

5. Comunique de Forma Eficiente

Uma vez que o plano 5W2H seja estabelecido, comunique-o de forma eficaz a todas as partes envolvidas. Isso inclui reuniões regulares, relatórios de status e atualizações por e-mail. Quanto mais transparente for a comunicação, mais fácil será para a equipe manter-se alinhada com os objetivos.

6. Esteja Preparado para Contingências

Nem sempre as coisas saem como planejado. Esteja preparado para contingências e tenha planos alternativos em vigor objetivando lidar com possíveis obstáculos ou desafios inesperados. Isso garantirá que você esteja pronto para se adaptar a situações em constante mudança.

7. Avalie e Aprenda com Experiências Anteriores

Após a conclusão da ação ou do projeto, faça uma avaliação aberta e honesta. Analise o que deu certo, o que deu errado e quais lições podem ser aprendidas. Essa reflexão é fundamental para o aprimoramento contínuo de processos e projetos futuros.Agora que você tem em mãos uma ferramenta poderosa para planejar ações com cuidado, confira outras ideias no mesmo estilo no nosso Kit especial com 6 modelos de Canvas diferentes, além de um Manual de uso para cada um deles.