Acompanhar a execução de projetos é um desafio para as empresas. São muitas variáveis em jogo, e, às vezes, é difícil ter uma visão macro de todos os processos em andamento. Se o seu negócio também vive essa dinâmica, você precisa conhecer o Kanban. Esta é uma das metodologias ágeis para simplificar a organização de tarefas e o alcance de resultados.
Originário do Japão, o método possibilita o acompanhamento das equipes de forma visual, simples e prática, sem exigir muitos recursos. Posts-its eletrônicos ou físicos e um quadro com três divisões são suficientes para otimizar processos de um negócio.
Está interessado em saber o que é Kanban e como a metodologia pode ser aplicada no dia a dia da sua empresa? Leia agora mesmo este post.
O que é Kanban?
Kanban é uma das metodologias ágeis pensadas para otimizar a execução de tarefas dentro de uma empresa. O método aposta no controle visual para o acompanhamento dos processos. Em um quadro, virtual ou físico, cada tarefa é representada por um cartão que vai avançando em colunas, de acordo com três ou mais classificações. Veja:
- To do: tarefas a serem feitas.
- Doing: tarefas já em andamento.
- Done: tarefas finalizadas e aprovadas.
Os cartões também podem ser divididos por cor, a fim de facilitar a diferenciação de times, áreas ou tipo de tarefas.
O método Kanban surgiu no Japão, nos anos 1940, e foi criado pela montadora de carros Toyota. O foco era otimizar o processo produtivo por meio do controle de materiais: nada podia sobrar ou faltar. E a fábrica obteve sucesso: equilibrou a linha de montagem e maximizou seus lucros, já que o desperdício de matérias-primas diminuiu.
Por que aplicar o método Kanban no seu negócio?
O Kanban é uma maneira simples, objetiva e fácil de acompanhar o desenvolvimento de projetos. O controle visual de tarefas permite ótima visualização do estágio de cada tarefa, bem como possibilita a identificação dos gargalos na execução.
Não à toa o método Kanban é utilizado, há mais de 80 anos, por diversos nichos de negócio. Conheça as principais vantagens em levar a metodologia para o seu cotidiano.
É adaptável a qualquer tipo de negócio
O formato do Kanban possibilita que empresas de todos os setores apliquem a metodologia para gerenciamento de projetos. Com adaptações simples, é possível organizar e acompanhar as tarefas necessárias para a concretização de uma meta. Dá para incluir novas colunas, esmiuçando as etapas da execução à conclusão, ou segmentar a cor dos cartões por tipo de atividade. A personalização fica a cargo da equipe.
Otimiza o tempo dos colaboradores
O controle visual das tarefas permite que os colaboradores de um projeto saibam exatamente como está o andamento das atividades e o que lhes cabe, ou não, fazer em determinado momento.
Dessa forma, o grupo se move com mais independência, ora para buscar soluções para as tarefas impedidas, ora para seguir com as demandas em aberto. Então, a metodologia Kanban certamente confere maior eficiência e agilidade no desenvolvimento dos processos e nas entregas combinadas.
É prático de ser adotado
Um dos fatores impeditivos para a adoção de recursos e ferramentas nas empresas, muitas vezes, é o custo ou o grau de dificuldade para a implantação. Com o Kanban, isso não ocorre, porque basta a vontade de tornar os processos mais ágeis para adotar a metodologia.
Como dissemos no início do post, o primeiro passo é separar as etapas de execução — do, doing, done — segmentar as tarefas nesses campos por meio de cartões e, pronto, o cenário visual para o acompanhamento de projetos está montado. Com poucos recursos e boa vontade, é possível!
Reduz custos e desperdícios
Assim como na fábrica de carros Toyota, o Kanban ajuda os negócios a reduzir custos porque evita desperdícios: de tempo, de dinheiro e de insumos. Independentemente do formato, do tamanho e do grau de maturidade, o método Kanban permite a rápida visualização dos gargalos no negócio.
É possível descobrir se uma etapa do processo demora a ser concluída, quais atividades aparecem sempre no painel e podem ser otimizadas, quais setores concentram a maior demanda etc. As possibilidades são muitas!
Contribui na mensuração da produtividade
Com a visão global do que está acontecendo, é mais simples para líderes e gerentes acompanharem a demanda dos setores.
Facilita a comunicação entre os colaboradores
O quadro Kanban mostra todo o cenário de atividades a ser feitas pela equipe. Por isso, além de facilitar o gerenciamento de tempo, ele torna mais clara e objetiva a troca de informações sobre o andamento do projeto, especialmente onde há muitos processos e a participação de diversas pessoas de diferentes áreas.
A mudança no comportamento do consumidor e a necessidade de transformação digital exigem das empresas a capacidade contínua de se reinventarem e de se adaptarem aos cenários. Metodologias ágeis, como a Kanban, são ações que ajudam os negócios a colocar em prática tarefas e projetos com mais rapidez e assertividade, sem a necessidade de processos mirabolantes e de alto custo.
É simples, rápido e eficiente, e orienta a empresa e toda a equipe para o necessário a ser feito naquele momento. Quer conhecer outras formas dinâmicas e práticas de gerenciar projetos na sua empresa? Leia agora mesmo, no nosso blog, o post sobre Scrum e metodologia ágil!
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